10月20日に、事務所の Google の管理者の画面を確認しました。その結果、新しく仕組みを作る必要はありませんでした。info@ に届いたメールを全員で見て、誰が返すかを決める画面が、8月からすでに使える状態になっています。Google ではこの画面を「共同トレイ」と呼びます。
当日までにやることを、下の3つに分けました。1番は、先生から「進めてよい」とお返事をもらってから始めます。
1モノリスが先にやる設定
事務所の Google の設定を変える作業で、モノリスが行います。先生の「進めてよい」をいただいてから始めます。
2各自が自分の席でやる設定
各自のパソコンでしか変えられない設定です。やり方をまとめたページを、先にお送りします。
310月28日に全員でやること
当日は、全員で決まりごとを話し合って決めます。残った設定も、その場で一緒に終わらせます。
5つとも、あとから元に戻せる設定です。先生のお返事をいただいた次の日から、モノリスが作業を始めます。
今は、全員で見る画面から返事をすると、お客様には返した人の名前で届きます。設定を変えると、info@ の名前で返事を送れるようになります。
良くなること誰が返事をしても、お客様には info@ からの返事として届きます。
「顧問先」「新しいご相談」のようなラベルを、先に画面に作っておきます。ラベルの名前は、鈴木さんがいま手で付けているものと同じにします。
良くなること届いたメールを、ラベルごとに分けて見られるようになります。当日は、ラベルの名前を直すだけで済みます。
事務所の予定を書き込む予定表を、1つ新しく作ります。スタッフ全員と、先生の個人の Gmail からも、この予定表を見られるようにします。
良くなること事務所の予定を見る場所が1つになります。1人ずつ自分の予定表を共有する作業が、いらなくなります。
サイボウズに入っているお客様の連絡先を、ファイルで出していただきます。モノリスがそのファイルを取り込み、メールを書くときに全員の宛先候補に出るようにします。うまくいかない場合は、当日に各自で5分ずつ取り込みます。
良くなること宛先を調べるために、前のメールを探す手間がなくなります。
キムクマの絵を、表情とポーズ違いで何枚か用意して、資料に貼れる形でお送りします。お客様向けの資料にどこまで使ってよいかは、当日に先生とご相談します。
良くなることスタッフの皆さんが、自分の資料にキムクマの絵を使えるようになります。
本人の画面でしか変えられない設定です。やり方は次のページにまとめました。スタッフの皆さんに転送していただければ、できる人から進められます。分からないところはそのままで大丈夫です。当日に一緒にやります。
当日は、設定の作業は少なくして、決まりごとを決める話し合いと、使い方の説明に時間を使います。
| 時間 | 内容 | 参加する人 |
|---|---|---|
| 14:00 | 全員で見る画面の使い方を説明します。そのあと、決まりごとを3つ決めます。誰が担当するかの決め方、メールの分け方の名前、同じメールを各自の受信トレイにも届けるかどうか、の3つです。 | 全員（30分） |
| 14:30 | モノリスの画面を大きく映して、全員で同じ設定を一緒に行います。先にできなかった人も、ここで終わります。 | 全員（15分） |
| 14:45 | 届いたメールにラベルが自動で付く設定と、お客様の連絡先の登録を行います。 | 鈴木さん、遊佐さん（30分） |
| 15:15 | Google の AI（NotebookLM）の使い方と、AI への頼み方を練習します。例えば、Excel の表を AI に作ってもらうときの頼み方です。 | やりたい人（30分） |
| 15:45 | 先生とだけお話しします。キムクマの絵の質と本数をどうするか、共有アカウント（kirarigyousei@gmail.com）をやめた後の扱いをどうするか、の2点です。 | 先生（15分） |
当日に決めること